Por: Heber Reyes
Un convenio es un acuerdo formal de voluntades que se celebra entre dos o más partes, por ejemplo: entre dos o más Estados, Organismos Internacionales, instituciones públicas y empresas privadas.
Sin embargo; este artículo no está diseñado para resaltar los puntos que son acordados y redactados en el convenio, mediante los cuales se establecen compromisos y obligaciones entre las partes, sino más bien, en la parte técnica operacional de quienes trabajamos el oficial del protocolo de Estado.
Por lo general, casi siempre cuando se falla en un convenio, lo platos rotos se le pega al protocolo, ¿por qué? Porque se supone que el orden del acto debe estar previamente planificado y estructurado en todas sus partes, siguiendo el esquema de un breve programa protocolar que estipule cada momento plasmado en el mismo.
Cabe resaltar que, muchas veces la falla de la firma de un convenio puede reposar en la redacción y el contenido del mismo, y eso no tiene que ver en nada con el responsable del protocolo, ya que, la función de estos es meramente técnica y operativa. ¿Qué significa esto? Que existen áreas dentro de las instituciones o empresas, que deben revisar minusiosamente cada párrafo y cada letra que detalle los puntos acordados entre las partes responsables, respetando simpre las leyes del país donde se suscribe el convenio y los acuerdos y normas internacionales, si fuera el caso.
Es por eso que, si el fallo es de contenido, el área del protocolo no es responsable, y esto sería una excepción, ya que, quienes redactan cada punto acordado, son las áreas responsables de revisar y vigilar conforme a la ley, que todo esté correcto y en orden.
En una ocasión en un convenio de firmas, pude ver cómo el protocolo falló cuando le correspondió organizar en sus lugares y en su orden de precedencia, a los firmantes y a las autoridades que les acompañaban. Veamos el siguiente caso:
El convenio era entre dos partes, cada parte se hizo acompañar de varias autoridades, y fue obvio que, los protocolos que organizaron el acto, no tenían la más mínima idea de lo que hacían, ¿por qué? Porque no planificaron el pre-evento, y no sabían lo que iban hacer. En estos afanes del protocolo de Estado, la humildad es un mérito, y una iniciativa que no debe faltar. Cuando usted no está seguro de algo, busque la opinión o la ayuda de un experto que conozca cada detalle del protocolo que procede, y no desluzca o empañe su evento, ya que, el experto le ayudará y usted aprenderá algo nuevo que desconocía. Pero, volvamos al caso.
Ese día en el salón del acto, el escenario se prestaba para una bonita organización, porque, el salón lo permitía, y las autoridades participantes podían ser organizadas en orden de precedencia sin mayores inconvenientes. Pero, ¿qué falló?
Se supone que, cuando hay dos partes involucradas en el convenio, esas partes son los protagonistas, y en ellos recae toda la atención, más no fue así. El protocolo no supervisó el lugar en donde firmarían las partes, y permitió que, montarán una mesa rectangular extremadamente larga, en donde, no sólo estarían los firmantes, sino también, las autoridades que le acompañaban, sentados y del mismo lado de quienes suscribirían el convenio, o sea; esas autoridades no funjieron como observadores del convenio, sino más bien, estuvieron como parte del convenio. Y ese fue su primer error.
Su segundo error más notorio fue, cuando permitieron que los camareros en el evento, colocarán una copa de agua en la mesa a cada autoridad, sin saber que, un movimiento inapropiado de los que estaban en la mesa, podía voltear algunas copas, mojar y dañar los convenios, y también empapar de agua a algunas de esas autoridades. ¡Qué gran error!
Cabe destacar que, el acto contaba con la presencia de una alta autoridad que presidía el evento, y que, por su alta investidura su lugar de honor estuvo justo en medio de las dos autoridades firmantes. Y fue aquí, cuando se presentó el tercer error.
Cuando el acto inició, se cometió otro error protocolar que no se debe permitir, ya que, al momento de iniciar el proceso de la firma del documento, no colocaron dos oficiales de protocolo detrás de los firmantes, para que, estos los asistieran en el momento de concluir cada firma, y le retiraran las carpetas a ambas autoridades, y entre ambos protocolos, y se pasaran por detrás las carpetas y realizarán el canje, y se colocaran otra vez a los afirmantes y continuarán el proceso de firmas. Pero, lamentablemente no fue así, el protocolo brilló por su ausencia, y permitieron que las partes firmantes se pasaran el documento entre ellos, y por la rostro de la autoridad que presidía acto, lo que significa que, en ese momento pudieron haberle dado un golpe con una de las carpetas a la autoridad que presidía. ¿Pueden ver la importancia del protocolo?
Algunas personas desconocen en gran manera la importancia del protocolo, y hasta lo subestiman, pensando que, los protocolos sólo estamos para acompañar autoridades, vestir elegante, sonreír y tener cortesía, hacer mandados, etc… En este tiempo del protocolo moderno, ¡el protocolo es un estratega del cuidado de las autoridades y la imagen institucional!
Por eso, más que ver al protocolo como un gasto, el protocolo es una inversión que le evita a las autoridades y a las instituciones, caer en el descrédito o en la burla o el meme de quienes están atentos al error que pudiera ser cometido. Pero, volvamos al tema.
Algunos equipos de las áreas del protocolo desconocen ciertos aspectos técnicos de las debilidades y puntos neurálgicos de las firmas de los convenios, y aquí, les comparto algunos criterios y puntos claves para que su protocolo no falle en procesos básicos que son parte de nuestro oficio del día a día, y que detallo a continuación:
1) Prepare una propuesta del programa protocolar que contenga los siguientes aspectos:
a. Título o nombre del convenio.
b. Nombres de autoridades firmantes.
c. Nombre de los países, organismos internacionales, instituciones o empresas firmantes.
d. Nombre y lugar del evento.
e. Fecha, día y hora del evento.
2) Presente una propuesta del programa protocolar a su superior inmediato.
3) Cuando la propuesta del programa protocolar es aprobada, ya es oficial.
4) Prepare una propuesta de los vocativos que sirva para el discurso de su autoridad competente y para el maestro de ceremonia.
5) Tenga presente el orden de las banderas de los países, organismos internacionales e institucionales.
6) Facilite los insumos necesarios del evento al maestro de ceremonia para que su acto salga bien.
7) Supervise que el lugar tenga las condiciones óptimas para celebrar el acto.
8) Conozca las autoridades e instituciones involucradas y prepare el orden de precedencia.
9) Si usted es el protocolo anfitrión, la reciprocidad también es para sus homólogos. ¡Trabajé en equipo!
10) Siente en la mesa a las autoridades que van a suscribir el documento. ¿Entendió?
11) En la mesa donde se suscribe un convenio, no se colocan copas con aguas.
12) Supervise que en la mesa sólo estén los lapiceros, las carpetas y los convenios dentro de ellas.
13) Antes de colocar los lapiceros, pruébelos y verifique que no fallen y que la tinta sea de color azul.
14) Si en el convenio hay una autoridad que preside el acto y funge como testigo, colóquela en el medio de los dos firmantes.
15) Coloque oficiales de protocolo para que realicen el canje de carpetas.
16) Cuando no hay una autoridad que preside, entonces, los firmantes pueden intercambiarse las carpetas entre ellos.
17) Finalizado el convenio, invite a los firmantes a ponerse de pies para que muestren el documento.
18) Luego, invítelos a que se intercambien el documento.
19) Después, invítelos a que ambas autoridades se estrechen con un saludo de manos.
20) Finalmente, realice una foto grupal con los firmantes y las autoridades que le acompañan.
En síntesis, creo que con estos aspectos básicos los protocolos se manejarán de manera distinta, si se acogen estos breves principios que, estoy seguro le serán de mucha utilidad para su trabajo profesional.
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